Ochrona danych osobowych

Szanowni Państwo,

aby realizować zadania dla Mieszkańców miasta Częstochowy i Interesantów niebędących mieszkańcami naszego miasta, gromadzimy, wykorzystujemy i archiwizujemy wiele danych osobowych. Aby załatwić sprawę w Urzędzie Miasta Częstochowy podajecie nam Państwo swoje dane osobowe, a my pozyskujemy od Państwa tylko te informacje, które są niezbędne do zrealizowania danej sprawy.

Naszym zadaniem jest dbanie o to, aby Państwa dane były wykorzystane wyłącznie w celu, dla którego nam je przekazano, dlatego przetwarzamy Państwa dane tylko w celach, które wynikają z przepisów prawa (na podstawie art. 6 ust, 1 lit. c RODO^[1]), gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej (zgodnie z art. 6 ust, 1 lit. e RODO), na podstawie zawartej z Państwem umowy (stosownie do art. 6 ust. 1 lit. b RODO) bądź w oparciu o zgodę, której nam Państwo udzieliliście (opierając się na art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Ze szczególną starannością dbamy o to, aby dostęp do Państwa danych miały wyłącznie osoby zaangażowane w rozwiązywanie Państwa sprawy, a informacji dotyczących Państwa osoby nie przekazujemy innym osobom i podmiotom, gdy nie uprawniają nas do tego wyraźnie, stosowne przepisy prawa. Zapewniamy, że dokładamy wszelkich starań żeby chronić Państwa dane, a ich ochrona jest priorytetowym zadaniem wszystkich pracowników Urzędu Miasta Częstochowy.

Wypełniając obowiązek informacyjny (w związku z wymaganiami art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej RODO) informujemy:

Tożsamość administratora
Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Miasta Częstochowy jest Prezydent Miasta Częstochowy z siedzibą w Częstochowie (42-217) przy ul. Śląskiej 11/13.

Dane kontaktowe administratora
Z Administratorem danych osobowych można się skontaktować w następujący sposób:

• za pośrednictwem poczty elektronicznej: info@czestochowa.um.gov.pl
• przez elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP na adres skrytki: /97j3t1ixjk/SkrytkaESP
• listownie na adres siedziby Administratorem – 42-217 Częstochowa, ul. Śląska 11/13

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych
Prezydent Miasta Częstochowy wyznaczył Inspektora Ochrony Danych p. Patrycję Kijas, z którą można się skontaktować w następujący sposób:

• za pośrednictwem poczty elektronicznej: iod@czestochowa.um.gov.pl,
• listownie na adres siedziby administratora
• lub telefonicznie pod numerem 34 3707 373

Z Inspektorem Ochrony Danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w Urzędzie Miasta Częstochowy oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Państwa prawa:
na zasadach określonych przepisami RODO przysługuje Państwu:

• prawo dostępu do treści swoich danych osobowych;
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
• prawo do usunięcia swoich danych osobowych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych;
• prawo do przenoszenia swoich danych osobowych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych (art. 15 RODO):
Macie Państwo prawo do wiedzy i informacji na temat Państwa danych osobowych, w szczególności w zakresie celów przetwarzania, w miarę możliwości okresu przez jaki Państwa dane będą przetwarzane, odbiorców, którym dane zostaną lub zostały ujawnione, a także jeśli Państwa dane są przekazywane do Państw trzecich, macie Państwo prawo być poinformowani o odpowiednich zabezpieczeniach związanych z przekazaniem. 

Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych (art. 16 RODO):
Jeśli stwierdzicie Państwo, że dane są nieprawidłowe lub niekompletne, możecie Państwo zażądać sprostowania swoich danych osobowych:

Prawo do usunięcia swoich danych osobowych (art. 17 RODO):
Macie Państwo prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych dane gdy zachodzi m.in. jedna z poniższych okoliczności:

• dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,
• w przypadku wycofania zgody na której opiera się przetwarzanie Państwa danych,
• w przypadku wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prawo do ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych (art. 18 RODO):
Macie Państwo prawo zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych:

• gdy zakwestionujecie Państwo ich prawidłowość,
• gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a sprzeciwiacie się Państwo usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania
• gdy nie potrzebujemy już Państwa danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do przenoszenia swoich danych osobowych (art. 20 RODO): 
Jeżeli przetwarzanie Państwa danych, odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany, macie Państwo prawo wnieść żądanie, by te dane osobowe zostały przesłane bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe. 

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO): 
Macie Państwo prawo wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f, w tym profilowania na podstawie tych przepisów. Należy jednak zwrócić uwagę, że przetwarzanie oparte na art. 6 ust. 1 lit f RODO nie ma zastosowania do przetwarzania, którego dokonują organy publiczne w ramach realizacji swoich zadań.

Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (art. 7 RODO):
Jeśli Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody, w dowolnym momencie macie Państwo prawo tę zgodę wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Jesteście Państwo o tym informowani, zanim wyrazicie zgodę. 

Nie wszystkie powyższe żądania będziemy jednak mogli zawsze spełnić. Zakres przysługujących praw zależy bowiem zarówno od przesłanek prawnych uprawniających do przetwarzania danych, jak i często – sposobów ich gromadzenia. Ponieważ Państwa dane osobowe w Urzędzie Miasta Częstochowy przetwarzane są wyłącznie w granicach wskazanych przepisami prawa w większości przypadków nie będziemy mogli zrealizować na przykład prawa do przenoszenia, czy prawa do usunięcia Pani/Pana danych.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych możecie Państwo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2, tel. 22 531 03 00). 

Jak możecie Państwo dochodzić swoich praw:
Żądania, w zakresie ww. praw wynikających z przepisów RODO, należy kierować do Administratora danych osobowych. Zgłoszenie żądania nie wymaga szczególnie określonej formy, jednak powinny w nim zostać zawarte elementy umożliwiające nam ich realizację, tj.:

• imię, nazwisko,
• adres lub inny kanał komunikacji
• inne dane umożliwiające bezsprzeczną identyfikację Państwa tożsamości

Wzór zgłoszenia i szczegółowe informacje dotyczące sposobu i terminów realizacji zgłoszeń znajduje się w Poradniku Interesanta.

Państwa żądania będziemy rozpatrywać zgodnie z procedurami Urzędu Miasta Częstochowy zawartymi w Zarządzeniu Prezydenta Miasta Częstochowy w sprawie wprowadzenia Procedury Realizacji Praw osób, których dane dotyczą, określonych w art. 15-21 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, z uwzględnieniem art. 12 RODO tj. w przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, napisane jasnym i prostym językiem.

Jak długo przetwarzamy dane osobowe
Pani/Pana dane będą przetwarzane na potrzeby realizacji konkretnej sprawy oraz do celów archiwalnych. Czas ich przetwarzania jest różny, w zależności od rodzaju aktualnie załatwianej sprawy i procedury w niej obowiązującej. Do tego okresu włączamy okres przechowywania określonych akt wynikający z przepisów prawa.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu Państwa danych osobowych są zamieszczone w Poradniku Interesanta w ramach opisu konkretnej sprawy i znajdują się na dole karty sprawy w postaci załącznika o nazwie „Klauzula informacyjna” albo są elementem formularza lub wniosku w ramach danej sprawy.

 
^[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)